El exceso de inventario en un negocio es un problema obvio. Sabes que tiene problemas con el exceso de stock, al igual que todos los demás en la industria. Pero hay buenas noticias. Porque como muchas cosas en la vida, el primer paso es admitir que algo salió mal.
El exceso de stock es la parte del inventario que no se espera vender en el futuro previsible.
Sin embargo, existen algunos tipos de participaciones adicionales que mantenemos por razones estratégicas. Por lo tanto, las existencias de reserva, de seguridad, etc. no deben clasificarse como existencias excedentes.
Pero no perdamos de vista el problema mayor: el exceso de inventario está dañando todas las áreas de tu negocio. Cada departamento y cada empleado.
Los expertos en compras de liquidaciones de stocks Liquistocks, señalan que hay algunos excesos que se pueden catalogar como “molestias leves”. Un problema de corto plazo y fácil de resolver. Hay otros que te pueden costar mucho. Tanto en desempeño inmediato como en crecimiento futuro. Y por cada problema, hay al menos tres formas en las que puede perjudicarte.
- Inversiones desperdiciada: Comprar acciones es el golpe más obvio en el estómago. Si se tienen en cuenta los costes de logística y transporte, se trata de un gasto enorme.
- Costos evitables: El bofetón de los costes de almacenamiento. Piensa en el almacenamiento y mantenimiento de su inventario. Coste de áreas que no necesitas en este caso.
- Oportunidades perdidas: La sentencia de muerte final es el costo de oportunidad. Tu dinero inevitablemente se ha vuelto superfluo. Incluso si eres un peso pesado, una vez que tus recursos se agotan, pueden anular tus defensas.
Para empeorar las cosas, estos inventarios representan una pérdida total cuando un producto excedente en particular se vuelve obsoleto. Esto también tiene diferentes efectos en elementos que se mueven rápido y lentamente.
- Para artículos de rápido movimiento, causa problemas de flujo de efectivo a corto plazo.
- Para los productos de espera, causa problemas de costos y capital de trabajo a largo plazo.
- Por lo tanto, es importante abordar el exceso de inventario lo más rápido posible.
Cómo vencer el exceso de stock
Ahora, ¿qué puedes hacer con el exceso de inventario? Podrías quemar el exceso de inventario para simplemente deshacerte de él. Sin embargo, esto no es aconsejable (especialmente para artículos inflamables).
Bromas aparte, cancelar el inventario obsoleto perjudicará tu margen de beneficio. Aceptar que ya no tienen valor o que tienen un valor negativo (debido a los costos de mantenimiento) para tu empresa puede ser una píldora difícil de tragar y eso no impresionará al director financiero ni a la junta directiva.
La inversión original en estos artículos ya se ha perdido, y si continúan ocupando espacio en tu almacenamiento, esas pérdidas sólo aumentarán. Este es un ejemplo de la “falacia de los costos hundidos”, por lo que deshacerse de ellos es la solución más rentable.
Aquí están los trucos que utilizan miles de empresas exitosas en todo el mundo.
Estrategia 1. Comprender el tamaño del problema
Dado que aquí es donde se invierte una gran parte de su capital, es justo decir que el valor del inventario es donde surgió por primera vez el problema del exceso de inventario.
Pero a muchos les resulta difícil mirar más allá del valor de las participaciones. Y sin segmentar el valor de cada participación, es imposible distinguir los problemas de las oportunidades.
Un problema aún mayor es que la mayoría de la gente no sabe cuánto excedente tiene realmente.
- ¿Las existencias que tienes son un problema a corto plazo que se resolverá con productos de rápido movimiento?
- ¿O estás atrapado en un inventario que no se ha vendido durante un largo período de tiempo?
Se trata de una oportunidad. El otro es un problema. Y aquí hay algunos cálculos que vale la pena hacer…
- Valor del inventario versus rotación del inventario.
- Valor del inventario por fase del ciclo de vida del producto.
- Valor de inventario por grupo de productos o clasificación.
- Días de almacenamiento.
Una vez que tenga las respuestas a estas preguntas, tendrás una idea mucho mejor de cuán grande es el problema del inventario desbordado.
Estrategia 2. Definir qué es importante
Cuando sabes qué exceso de inventario es un problema y cuál es una oportunidad, es mucho más fácil descubrir cómo surgió el problema. Por supuesto, debes centrarte en los productos que más importan. Y asegurarse de que tus prioridades sean muy claras te ayudará a concentrarte mejor. Esto se define como nivel de servicio. Y están determinados por la dirección. Los niveles de servicio afectan el tiempo, el dinero y el espacio detrás de las decisiones comerciales. Y como cualquier otro negocio, el tuyo tiene capacidad limitada para hacerlo.
Necesita definir tu valor para tu empresa:
- Piensa en las ventas por SKU.
- Contribución de margen por SKU.
- Número de clientes por SKU.
- Números de pedido por SKU.
- Participación en las ganancias por SKU.
Todo esto te dará una mejor visión general.
Estrategia 3. Analiza tus niveles de servicio con frecuencia
Recuerde que estamos tratando no sólo de solucionar el problema de tu exceso existente, sino también de evitar que este problema se repita en el futuro. Y para ello necesitamos desarrollar buenos hábitos. Uno de estos buenos hábitos es el análisis continuo de la calidad del servicio.
Por su naturaleza, los niveles de servicio son increíblemente difíciles de medir. Pero eso no es excusa para ignorarlos. En todo caso, es una señal de que debes concentrarte aún más en ella.
Si los costos de tu cadena de suministro se están disparando, tus clientes se quejan, tus objetivos comerciales han cambiado o simplemente estás luchando por alcanzar sus objetivos… es hora de analizar tus niveles de servicio.
Pero haz que esto ocurra con regularidad. No esperes a que ocurra ninguno de los eventos anteriores; será mucho menos probable que sucedan.
Estrategia 4. Reconsidera tu estrategia de almacenamiento
La fría y dura realidad para la mayoría de las empresas es que la estrategia de almacenamiento está desequilibrada. Le falta claridad y lógica. Como resultado, la empresa invierte por error en los productos equivocados y los niveles excesivos de inventario se disparan.
Estrategia 5: Toma el control de los ciclos de vida de tus productos
Es la fase más probable en la que se produce un exceso de existencias. A primera vista, lo más probable parece ser la “fase de eliminación gradual”. Hay una razón por la que estás eliminando gradualmente este producto, por lo que es una suposición natural esperar un excedente.
Lo cierto es que los excesos pueden ocurrir en cualquier etapa. Y cada fase trae sus propios desafíos. Aquí hay algunas preguntas que debe hacerse para cada etapa…
La fase de revisión
- ¿Tu nuevo producto añadirá valor real a la gama?
- ¿Habrá suficiente demanda? ¿Y cómo será esta demanda? ¿Qué dice tu investigación de mercado sobre el nivel de oferta ideal?
- ¿Cuáles son los márgenes de beneficio y justifican la introducción del programa?
La fase introductoria
- ¿Qué cantidad de un producto en particular deberías comprar al realizar el primer pedido?
- ¿A qué proveedor deberías comprar tus productos?
- Si hace esto mal, fallará en el inicio. Si lo haces bien, tendrás la cantidad perfecta de acciones. Pero ¿Cuánto es la cantidad perfecta?
La fase de crecimiento
Sabes que necesitas más acciones, pero no sabes cuántas más. Si se quiere crecer, muy pocas existencias simplemente no son suficientes.
- ¿Deberías seguir utilizando modelos cualitativos? Ahora que tienes más datos, necesitas usarlos. Cambia a un modelo cuantitativo.
- ¿Cuál es el aumento previsto de la demanda y cómo afectará a los inventarios existentes?
La etapa de madurez
Las vertiginosas alturas del crecimiento pueden estar llegando a su fin, pero reconocer la etapa de madurez es la mitad de la batalla.
Algún día habrá una diferencia entre las ventas previstas y las reales. ¿Cuándo sucederá esto? Esto es casi imposible de predecir. Así que mantente alerta.
La etapa de decadencia
De manera similar a predecir el crecimiento a partir de la adopción, la fase de declive sigue un patrón similar, pero a la inversa.
Por supuesto, es necesario protegerse contra la obsolescencia para no acelerar significativamente esta fase. Pero sin un pronóstico preciso, cuanto más lo ignores, más probable será el exceso de inventario.
Al menos aquí estarás armado con la mayor cantidad de datos posible en cada etapa del proceso.
Estrategia 6. Racionaliza tu surtido
En lugar de pensar si debes eliminar un producto de tu gama, es mucho más fácil analizar las decisiones para conservarlo.
Hay muchas preguntas que puedes hacerte a sí mismo o a otras personas para obtener una buena respuesta a esta pregunta.
- ¿Qué tan regulares son las ventas?
- ¿Cuántos ingresos se generan por artículo?
- ¿Y cuánto de eso es ganancia?
- ¿La base de clientes es amplia o es reducida?
- ¿Puedes ofrecer alternativas?
Prueba el índice de acciones para obtener un análisis más detallado. Si un producto tiene una calificación inferior a 35/100, simplemente no deberías almacenarlo.
Estrategia 7. Desafiar el desempeño deficiente de los proveedores
No todos los proveedores son iguales. Y dados los costos potenciales para tu negocio debido al mal desempeño de los proveedores, debes actuar.
Pero antes de operar, es necesario realizar una evaluación comparativa. Aquí hay algunas medidas que quizás desees considerar:
Tasa de puntualidad completa
La tasa OTIF (On-Time-In-Full) es un buen punto de partida y suele ser el KPI más utilizado.
En pocas palabras, si el número de pedidos completos entregados a tiempo no alcanza las estimaciones, eso es motivo de crítica.
El mejor consejo: medir la disponibilidad puede ser un poco complicado.
Desviación en el tiempo de entrega
Una diferencia en el tiempo de entrega entre la entrega esperada y la real es una situación propicia para la crítica.
Pero antes de lanzarse a una conversación difícil, considera cuán importante es este proveedor para tu empresa y cuán grande es el problema.
Si se trata de un proveedor principal y sólo una entrega ha salido mal, probablemente sea mejor una discusión constructiva que rescindir el contrato.
Estrategia 8. Limpiar los datos maestros de tus proveedores
Para desafiar adecuadamente a un proveedor, un equipo de la cadena de suministro o incluso a la alta dirección, se necesitan datos.
Pero, para ser honesto, sin datos de todas las áreas de tu negocio, es imposible tomar buenas decisiones.
Tus proveedores, clientes y competidores han experimentado interrupciones en el pasado reciente. Algunos todavía sentirán las limitaciones de la cadena de suministro global. Pero otros no. Y como mencionamos, no todos los proveedores son iguales.
- ¿Alguno de tus proveedores ha cerrado fábricas? ¿Estás planeando volver a “lo de siempre”? Y si es así, ¿Cuándo será así?
- ¿Qué tipo de plazos de entrega serán comunes en el futuro?
Información es poder. Y si conoces las capacidades de tus proveedores, podrás analizar muy bien su valor. Asegúrate de recopilar información y actualizar los sistemas de forma rápida y frecuente.
Estrategia 9. Colaborar con pasión
Cuanta más información tengas de tu proveedor, más fácil te resultará satisfacer las necesidades futuras. Después de todo, es mucho menos probable que te decepcionen con pedidos sorpresa, requisitos de cantidad inusuales o estructuras de pedidos irregulares.
Sin embargo, la parte más difícil es determinar qué información compartir entre tú, tus proveedores y tus clientes.
Si bien compartir requiere algo de esfuerzo, muy rápidamente puede conducir a un mejor desempeño en tu propia empresa.
